14.07.2025 Tracciabilità spese di trasferta

Dal 2025, per effetto di quanto stabilito dall’art. 54, comma 2, TUIR, le spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1, Legge n. 21/92 (taxi, ncc), sostenute nell’esecuzione dell’incarico e riaddebitate analiticamente al committente non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo a condizione che il relativo pagamento sia effettuato mediante bonifico bancario / postale ovvero altri sistemi di pagamento tracciabili (ad esempio, carte di debito / di credito / prepagate, assegni).

Ora, con l’introduzione del nuovo comma 2-bis al citato art. 54, è previsto che, in deroga a quanto stabilito dal comma 2, le predette spese concorrono alla formazione del reddito se sostenute in Italia con pagamento non tracciato.

Di fatto, ai fini della deducibilità l’obbligo di tracciabilità viene limitato alle spese sostenute in Italia e pertanto non interessa le spese sostenute all’estero in occasione delle predette trasferte, che possono essere anche pagate in contanti senza comprometterne la deducibilità.

Analogamente il nuovo comma 5-bis dell’art. 54-ter prevede che, nei casi disciplinati dai commi 2 e 5, la tracciabilità è richiesta esclusivamente ai fini della deducibilità delle spese sostenute in Italia per l’esecuzione dell’incarico:

non rimborsate da parte del committente per insolvenza / infruttuosità della procedura esecutiva / prescrizione del credito (comma 2);

ovvero

di importo, comprensivo del compenso ad esse relativo, non superiore a € 2.500, non rimborsate dal committente entro un anno dalla fattura (per le quali la deducibilità è riconosciuta a decorrere dal periodo d’imposta nel corso del quale scade il predetto periodo annuale).

La novità in esame è applicabile relativamente alle spese sostenute dal periodo d’imposta in corso al 18.6.2025 (data di entrata in vigore del Decreto in esame), ossia dal 2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare.

L’obbligo di tracciabilità opera per la deducibilità delle spese sia ai fini IRPEF / IRES che IRAP (per quest’ultima, solo con riferimento ad associazioni professionali / studi associati e STP).

Spese trasferta incarichi ad altri lavoratori autonomi / dipendenti

A seguito dell’introduzione del nuovo comma 6-bis all’art. 54-septies l’obbligo di tracciabilità ai fini della deducibilità interessa ora anche alle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1, Legge n. 21/92 (taxi / ncc), sostenute in Italia (direttamente dal lavoratore autonomo nell’esercizio dell’attività), comprese quelle:

sostenute direttamente in qualità di committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi;
rimborsate analiticamente ai dipendenti per le trasferte o ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione dell’incarico.

La novità in esame è applicabile:

· relativamente alle spese sostenute direttamente dal lavoratore autonomo, anche in qualità di committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi, dalle spese sostenute dal 18.6.2025;

· relativamente alle spese rimborsate analiticamente ai dipendenti / altri lavoratori autonomi a partire dal periodo d’imposta in corso al 18.6.2025 (2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare).

Spese di rappresentanza / per omaggi – lavoro autonomo

Con l’integrazione del comma 2 dell’art. 54-septies l’obbligo di tracciabilità ai fini della deducibilità viene esteso anche alle spese di rappresentanza (comprese quelle per l’acquisto / importazione di oggetti d’arte, antiquariato e collezione / beni destinati ad essere ceduti a titolo gratuito), nel rispetto del limite dell’1% dei compensi percepiti.

Come evidenziato nella citata Relazione la novità in esame è giustificata dalla necessità di “rendere coerente il regime fiscale delle spese sostenute da [lavoratori autonomi] con quello stabilito in materia di reddito d’impresa dall’articolo 108, comma 2, ultimo periodo, del TUIR”.

La novità in esame è applicabile alle spese di rappresentanza sostenute dal 18.6.2025 e pertanto per le spese sostenute:

· fino al 17.6.2025, la deducibilità è riconosciuta anche se pagate in contanti;

· dal 18.6.2025, la deducibilità è subordinata al pagamento delle stesse tramite mezzi tracciabili.

Tracciabilità spese di trasferta dipendenti – IMPRESE

Tassazione lavoratori dipendenti

Dal 2025, per effetto di quanto stabilito dall’art. 51, comma 5, TUIR i rimborsi delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1, Legge n. 21/92 (taxi, ncc), sostenute in occasione di trasferte / missioni dei dipendenti non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente se il relativo pagamento sia effettuato mediante bonifico bancario / postale ovvero altri sistemi di pagamento tracciabili (ad esempio, carte di debito / di credito / prepagate, assegni).

Con l’integrazione del citato comma 5, l’obbligo di tracciabilità viene ora limitato alle spese sostenute in Italia e pertanto non interessa le spese sostenute all’estero in occasione delle predette trasferte, che potranno essere pagate anche in contanti senza comprometterne la non concorrenza alla formazione del reddito.

La novità in esame è applicabile dalle spese sostenute a decorrere dal periodo d’imposta in corso al 18.6.2025 (2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare).

Deducibilità imprese

L’art. 95, comma 3-bis, TUIR subordina (dal 2025) la deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1, Legge n. 21/92 (taxi, ncc) e dei rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi, a condizione che il relativo pagamento sia effettuato mediante bonifico bancario / postale ovvero altri sistemi di pagamento tracciabili (ad esempio, carte di debito / di credito / prepagate, assegni).

Ora, il Decreto in esame:

limita tale previsione alle spese sostenute in Italia e pertanto non interessa le spese sostenute all’estero in occasione delle trasferte, che potranno essere pagate anche in contanti senza comprometterne la deducibilità;
elimina il riferimento ai lavoratori autonomi, ora trasfuso nell’art. 109, TUIR. Tale intervento, come precisato nella citata Relazione, ha una finalità di coordinamento. Infatti, “considerato che l’articolo 95 del TUIR, riguardante spese per prestazioni di lavoro, reca, in linea generale, la disciplina della deducibilità delle spese per lavoro dipendente, si è ritenuto opportuno espungere dal citato comma 3-bis il riferimento alla tracciabilità delle spese sostenute per le prestazioni di servizio commissionate a lavoratori autonomi. La medesima disciplina …. è stata trasferita nell’ambito dell’articolo 109 … riguardante le norme generali sui componenti del reddito d’impresa”.

Nel citato art. 109, TUIR sono stati introdotti i nuovi commi 5-bis e 5-ter, prevedendo rispettivamente l’obbligo di tracciabilità:

delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto sostenute in Italia e dei rimborsi analitici relativi alle medesime spese. Come evidenziato nella citata Relazione il nuovo comma 5-bis è finalizzato a “chiarire, evitando possibili dubbi interpretativi, che la condizione di tracciabilità delle spese … rileva in tutte le ipotesi in cui, nel territorio dello Stato, le stesse risultino sostenute dalle imprese o siano oggetto di un rimborso analitico (fermo restando, ovviamente, il rispetto del principio di inerenza)”.

Peraltro tali previsioni “si applicano anche in relazione alle spese in esame sostenute dalle imprese per gli amministratori, nonché ai relativi rimborsi analitici”;

delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto spese sostenute in Italia per le prestazioni di servizi commissionate a lavoratori autonomi e dei relativi rimborsi analitici relativi alle medesime spese.

Tali novità:

· relativamente alla soppressione dell’obbligo di tracciabilità per le spese sostenute all’estero, operano dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024 (2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare);

· relativamente alla deducibilità delle spese di cui ai predetti commi 5-bis e 5-ter, sono applicabili dalle spese sostenute a decorrere dal 18.6.2025;

· operano ai fini della deducibilità delle spese sia ai fini IRPEF / IRES che IRAP.